사무실 및 홈 오피스의 작업 조직

그리고 Sabine Schrör, 의학 저널리스트 업데이트 날짜

박사 Andrea Bannert는 2013년부터와 함께 했습니다. 생물학 및 의학 박사 편집자는 처음에 미생물학 연구를 수행했으며 박테리아, 바이러스, 분자 및 유전자와 같은 작은 것들에 대한 팀의 전문가입니다. 그녀는 또한 Bayerischer Rundfunk 및 다양한 과학 잡지의 프리랜서로 활동하며 판타지 소설과 동화를 씁니다.

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Sabine Schrör는 의료 팀의 프리랜서 작가입니다. 그녀는 쾰른에서 경영학과 홍보를 공부했습니다. 프리랜서 편집자로서 그녀는 15년 이상 다양한 산업 분야에서 근무했습니다. 건강은 그녀가 가장 좋아하는 과목 중 하나입니다.

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재택 사무실에서든 현장 사무실에서든: 일상적인 사무실 생활을 가능한 한 효율적이고 스트레스 없이 만들기 위해서는 좋은 업무 조직이 필수적입니다. 하지만 넘쳐나는 이메일, 전화벨, 회의, 사적인 방해 사이에서 어떻게 작업을 현명하게 구성할 수 있습니까? 여기에서 이 질문에 대한 답을 찾고 어떤 팁과 도구가 일상적인 사무 작업을 더 쉽게 만들어 주는지 찾을 수 있습니다.

업무 조직: 스트레스 감소, 효율성 증대

당신은 아마도 이 상황에 익숙할 것입니다. 당신은 책상에 앉아 있고 중요한 일에 완전히 몰두하고 있습니다. 갑자기 동료가 문 앞에 서서 그녀에게 말합니다. 또는 전화벨이 울립니다. 상사가 통화 중입니다. 또는 받은 편지함이 새 메시지를 보고합니다. 당신은 이미 집중된 작업에서 지쳐 우선 순위를 재고해야 합니다.

홈 오피스에는 주의를 산만하게 하는 다른 많은 소스가 있습니다. 아이들은 숙제를 도와달라고 요청하고, 식기세척기는 비워야 하고, 점심은 저절로 요리되지 않습니다. 그리고, 그리고.

산만함과 스트레스는 일상 업무, 특히 재택 근무의 일부입니다. 그러나 합리적인 업무 조직을 통해 스트레스가 손에서 나가지 않고 침착하고 효율적으로 일을 할 수 있도록 많은 일을 할 수 있습니다.

우선순위를 정하다

사무실이나 홈 오피스에서 하는 일을 어떻게 잘 구성할 수 있습니까? 우선순위를 설정함으로써. 중요도와 긴급도에 따라 예정된 작업을 정렬합니다. 예를 들어 A에서 D로:

작업은 중요하고 긴급합니다. 즉, 시간이 중요합니다.
B 작업은 중요하지만 긴급하지 않은 작업
C 작업은 덜 중요하지만 시급합니다.
D 작업은 덜 중요하고 긴급하지 않습니다.

이제 스스로 수행할 작업과 필요한 경우 위임할 작업을 결정합니다. 그런 다음 작업을 시간 순서대로 배치하고 그에 따라 작업하십시오.

시간 관리

시간은 소중한 상품입니다. 작업 시간을 더 효율적으로 사용할수록 다른 일을 할 수 있는 여유 공간이 늘어납니다. 또한 일을 계속하기 위해 서두를 필요가 없지만 잘 짜여진 일정에 따라 일하면 개인적인 스트레스를 줄일 수 있습니다. 가장 좋은 방법은 평소 작업을 살펴보고 어떤 작업에 필요한 시간을 기록하는 것입니다. 이 개요는 구조화된 일일 및 주간 계획을 위한 좋은 기초입니다.

일일 및 주간 계획

우선 순위 목록과 작업/시간 분석을 기반으로 일일 및 주간 계획을 만드는 것이 좋습니다. 이러한 개요는 작업일에 명확한 구조를 제공하고 어떤 것도 잊지 않고 작업 시간을 효율적으로 사용하는 보안을 제공합니다.

일일 일정에서 특정 작업을 완료할 시간을 결정합니다. 아마도 아침보다 오후에 전화하는 것을 선호합니까? 아니면 경험에서 알 수 있듯이 이른 아침 시간에 가장 집중합니까? 가능하면 계획에 이를 고려하십시오.유사한 작업을 작업 그룹으로 묶고 특정 시간 슬롯을 할당합니다. 또한 휴식을 확실하게 계획하고 예기치 않은 작업에 대한 범위를 제공하는 시간 버퍼에 주의하십시오.
주간 일정은 해당 주에 마감된 모든 작업에 대한 개요를 제공합니다. 다음 주 전체에 대해 매주 금요일에 생성하는 것이 가장 좋습니다. 여기에도 시간 버퍼를 포함해야 합니다! 일반적으로 사용 가능한 작업 시간의 최대 80%를 계획하십시오. 나머지 20%는 임시 작업에 사용할 수 있습니다.

홈 오피스에 대한 추가 팁

집에서 정기적으로 일하는 사람들은 작업 조직 측면에서 더 많은 도전에 직면합니다. 일과 사생활의 공간적 분리가 없기 때문에 일을 하는 동안 사생활과 철저하게 분리하는 것이 가장 큰 걸림돌이다. 이것이 성공하지 못할 경우, 직업적 요구와 가족 요구 사이에 얽매이고 초점을 잃을 위험이 높습니다. 집에 있는 사무실보다 주의를 산만하게 할 수 있는 기회가 훨씬 더 많기 때문입니다. 중간에 세탁기를 켜고 간단히 진공 청소기로 청소하거나 마지막으로 할머니에게 다시 전화를 겁니다. 유혹은 무수히 많습니다. 특히 홈 오피스에 혼자가 아니라 파트너도 집에서 일하고 아이들은 홈스쿨링을 하고 있을 때 더욱 그렇습니다.

그러나 홈 오피스에서 집중적이고 체계적인 방식으로 작업하는 데 도움이 되는 몇 가지 팁과 요령이 있습니다.

근무 시간을 명확하게 정의하고 준수합니다.

작업 시간과 휴식 시간을 정확히 결정하십시오. 가족과 일정에 대해 논의하고 근무 시간 동안 방해받지 않을 것에 동의합니다. 작은 의식이 도움이 될 수 있습니다. 예를 들어, 연구실의 문이 닫힐 때 "방해하지 마십시오"라는 메시지가 적용되도록 준비하십시오.

직장을 전문적으로 디자인하십시오

집에서 작업할 때 개인 모드에서 작업 모드로 빠르게 전환할 수 있는 것이 중요합니다. 전문적으로 가구가 비치된 별도의 워크스테이션이 도움이 됩니다. 물론 자신의 공부가 이상적입니다. 그러나 식탁이 홈 오피스인 경우에도 몇 가지 트릭을 사용하여 작업 분위기를 조성할 수 있습니다. 예를 들어, 항상 같은 자리에 앉아서 사무실 의자를 사용하십시오. 홀펀치, 펜박스 등 사무용품은 사무실 분위기를 연출합니다. 운동복이나 잠옷을 입고 PC 앞에 앉지 않고 사무실에 갈 것 같은 복장을 하는 것도 도움이 됩니다.